Väikese või keskmise suurusega ettevõtte juhtimine Hispaanias on tänapäeval üsna suur väljakutse, eriti ajal, mil tehnoloogia näib arenevat hüppeliselt. Asi pole enam ainult veebisaidi omamises või meilide saatmises, vaid tehnoloogia integreerimises ettevõtte DNA-sse, et mitte jääda maha turul, kus paindlikkus on valuuta.
Paljud ettevõtjad ajavad PDF-faili kasutamise digitaliseerimisega segamini, kuid tegelikult on isoleeritud tööriistade kasutamise ja sidusa digitaalse transformatsiooni strateegia vahel tohutu erinevus . Protsesside digitaliseerimine ei ole tänapäeva moehullus, vaid ellujäämisküsimus iga VKE jaoks, kes soovib jääda konkurentsivõimeliseks ja kasumlikuks.
Traditsiooniliste ettevõtete digitaliseerimise strateegiline väärtus
Ühinemiste ja omandamiste (M&A) maailmas on ilmnenud põnev trend: ettevõtted ei otsi enam ainult tehnoloogiaettevõtteid, vaid ka traditsioonilisi ettevõtteid, millel on potentsiaali tegevuse täiustamiseks . Tegelik võimalus seisneb kasumlike, kuid "analoogsete" ettevõtete omandamises ja seejärel digitaliseerimise ja tehisintellekti kihi rakendamises nende efektiivsuse mitmekordistamiseks.
Eesmärk on muuta traditsioonilised ettevõtted agiilseteks platvormideks, kus korduvad ülesanded automatiseeritakse ja toimingud sujuvamaks muudetakse. Kui mitu ettevõtet integreeritakse ühe struktuuri alla (ülesehitusstrateegiad), toimib tehnoloogia kiirendajana, ühendades protsesse ja tsentraliseerides funktsioone, takistades iga üksuse isoleeritult tegutsemist.
Digitaliseerimine vs digitaalne transformatsioon: need ei ole samad
Nende mõistete segi ajamine on väga tavaline, kuid vigade vältimiseks on oluline neil vahet teha. Digitaliseerimine on põhimõtteliselt analoogi digitaalseks muutmine, näiteks arve skannimine või lepingu pilve üleslaadimine. See on vajalik samm, kuid iseenesest ebapiisav.
Teisest küljest on digitaalne transformatsioon palju sügavam protsess. See hõlmab töövoo nullist ümberkujundamist, andmevoogude ja inimeste koostöö analüüsimist hõõrdumise kõrvaldamiseks. Asi ei ole tööriistade lisamises, vaid töömeetodite muutmises nii, et mudel oleks jätkusuutlik ja ajas mõõdetav.
Märgid, mis viitavad ettevõtte vananemisele
Vahel oleme igapäevatoimetustega nii hõivatud, et ei märkagi, et raiskame aega mõttetute ülesannete peale. Kui teie kontoris kinnitatakse asju e-posti teel ilma selge registreerimiseta selle kohta, kes loa andis, või kui raiskate väärtuslikku aega lepingu uuendatud versiooni otsimisele, on teil juhtimisprobleem.
Teiste selgete märkide hulka kuuluvad lõputult venivad raamatupidamise lõpetamised või auditid, mis tekitavad talumatut stressi, kuna teave on laiali kohalikes kaustades ja meilides. Kui ettevõtte teadmised asuvad ainult töötaja peas, mitte süsteemis, kasvab operatsioonirisk ohtlikult järsult.
Ümberkujundamise alustamise prioriteetsed valdkonnad
Suurim viga on kogu ettevõtte korraga digitaliseerimine. Tark lähenemisviis on otsida "kiireid võite" : suuremahulisi protsesse, mis põhjustavad palju peavalu ja on tehniliselt lihtsalt automatiseeritavad.
- Haldus- ja finantsjuhtimine: Selliste regulatsioonidega nagu Verifactu on kontrollitavate arvete väljastamiseks kohustuslik omada sertifitseeritud tarkvara. See ei puuduta ainult seaduse järgimist, vaid ka võimaluse ärakasutamist... käsitsi tehtud vigade kõrvaldamine raamatupidamises.
- Inimressursid: Digitaalsete dokumentide rakendamine ning palgaarvestuse ja puhkuste haldamise automatiseerimine vabastab meeskonna bürokraatlikest ülesannetest, et nad saaksid keskenduda talentidele.
- Ostud ja lepingud: Automatiseeritud kinnitamisprotsesside kasutamine hoiab ära detsentraliseeritud otsuste tegemise ja võimaldab range eelarvekontroll.
- Tööstuslik tootmine: Tootmissektoris võimaldavad sellised tööriistad nagu asjade internet või MES-süsteemid tehaste reaalajas jälgimist, vähendades jäätmeid ja parandades jälgitavust.
Eduka rakendamise tee
Selleks, et digitaliseerimine ei oleks raiskav kulu, on soovitatav järgida struktureeritud tegevuskava. Esiteks on vaja ausalt hinnata praegust olukorda , tuvastada kitsaskohad ja hinnata, kas meeskond on muutusteks valmis.
Kui eesmärgid ja KPI-d (näiteks keskmine kinnitamisaeg või arve maksumus) on määratletud, tuleks valida skaleeritavad tööriistad. Kui probleemiks on korrastamata dokumendid, pole vaja ERP-d muuta; mõnikord on olemasolevaid süsteeme ühendav dokumendihaldustarkvara kõige tõhusam lahendus.
On ülioluline omada tehnoloogiapartnerit, kes mõistab valdkonda ja mitte ainult ei müü litsentse, vaid toetab ka kultuuriliste muutuste juhtimist . VKEde koolitamine ja pidev erialane areng on ainus viis, kuidas vältida töötajate hirmu uue tehnoloogia ees ja näha seda abina, mitte ohuna.
Toetus ja tööriistad muutuste elluviimiseks
Hispaanias koosneb ettevõtlussektor peaaegu täielikult VKEdest ja valitsus on sellest teadlik. Seetõttu on olemas sellised algatused nagu VKEde digitaliseerimiskava ja digitaalsete komplektide programm, samuti mitmesugused toetused uutele füüsilisest isikust ettevõtjatele ja VKEdele, mis pakuvad vautšereid tehnoloogiliste lahenduste omandamiseks ilma ettevõtte kapitali ammendamata.
Tehisintellekt on tulnud, et jääda, ja kuigi selle kasutuselevõtt VKEdes on veel madal, on see ideaalne tööriist andmete automaatseks ekstraheerimiseks ja dokumentide klassifitseerimiseks. Hea andmebaasi ja tehisintellekti kombineerimine võimaldab tõenduspõhist otsuste langetamist, mitte intuitsioonile lootmist.
Küberturvalisus: asendamatu kilp
Teabe pilve kolimise ja protsesside automatiseerimisega muutume küberrünnakute suhtes haavatavamaks. Digitaliseerimine peab käima käsikäes tugeva turvastrateegiaga , mis hõlmab automaatset varundamist, kahefaktorilist autentimist ja ennekõike meeskonna teadlikkuse koolitust andmepüügi ja andmekaitse alal vastavalt isikuandmete kaitse üldmäärusele.
